Privatlivspolitik

Senest opdateret: 30. juni 2026

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan DET GAMLE RÅDHUS ApS indsamler og behandler personoplysninger, når du besøger graastenraadhus.dk, kontakter os, foretager en booking, tilmelder dig vores nyhedsbrev, søger arbejde hos os eller på anden måde benytter vores ydelser.

1. Dataansvarlig

Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er:

DET GAMLE RÅDHUS ApS
CVR-nr. 36981393
Torvet 8
6300 Gråsten

Telefon: +45 74 65 12 00
E-mail: info@graastenraadhus.dk

Henvendelser vedrørende personoplysninger og dine rettigheder kan sendes til ovenstående e-mailadresse.

2. Sådan indsamler vi oplysninger

Vi kan indsamle personoplysninger:

• direkte fra dig, når du kontakter os, foretager en booking eller tilmelder dig vores nyhedsbrev
• fra den person, virksomhed eller rejsearrangør, der foretager en booking på dine vegne
• gennem vores onlinebookingsystem og andre bookingportaler
• automatisk, når du besøger vores hjemmeside
• fra referencer eller offentligt tilgængelige erhvervsmæssige kilder i forbindelse med rekruttering eller erhvervskontakt

Hvis du giver os oplysninger om andre personer, skal du sikre dig, at du er berettiget til at videregive oplysningerne til os.

3. Besøg på hjemmesiden

Når du besøger graastenraadhus.dk, kan vi registrere tekniske oplysninger såsom:

• IP-adresse
• dato og tidspunkt for besøget
• browser, operativsystem og enhedstype
• besøgte sider og anvendte funktioner
• henvisende hjemmeside
• cookie-id og samtykkeindstillinger
• tekniske fejl og sikkerhedshændelser

Oplysningerne bruges til at drive og sikre hjemmesiden, forebygge misbrug, rette tekniske fejl og udarbejde statistik over brugen af hjemmesiden.

Behandlingen af nødvendige tekniske oplysninger sker på baggrund af vores legitime interesse i at drive en sikker og velfungerende hjemmeside, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Oplysninger indsamlet gennem ikke-nødvendige cookies til statistik eller markedsføring behandles kun, hvis du har givet samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a.

Tekniske sikkerhedslogs opbevares som udgangspunkt i op til 12 måneder, medmindre længere opbevaring er nødvendig for at undersøge eller dokumentere en sikkerhedshændelse.

4. Cookies og lignende teknologier

Vi anvender cookies og lignende teknologier på hjemmesiden.

Nødvendige cookies kan anvendes uden samtykke, når de er nødvendige for hjemmesidens grundlæggende funktioner, sikkerhed eller registrering af dine cookievalg.

Cookies til statistik, analyse og markedsføring aktiveres først, når du har givet samtykke via hjemmesidens cookiebanner.

Den aktuelle cookieoversigt skal oplyse:

• cookiens navn
• leverandøren
• formålet
• udløbstiden
• om oplysninger kan overføres til lande uden for EU/EØS

Du kan til enhver tid ændre eller trække dit cookiesamtykke tilbage via hjemmesidens cookieindstillinger. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der allerede er foretaget.

5. Henvendelser via e-mail og telefon

Når du kontakter os, kan vi behandle:

• navn
• telefonnummer og e-mailadresse
• virksomhed og stilling
• indholdet af din henvendelse
• oplysninger om ønsket ophold, arrangement, møde eller anden ydelse
• efterfølgende korrespondance

Formålet er at besvare din henvendelse og eventuelt udarbejde et tilbud eller indgå en aftale.

Behandlingen sker afhængigt af henvendelsen:

• for at gennemføre foranstaltninger før indgåelse af en aftale eller opfylde en aftale, jf. artikel 6, stk. 1, litra b
• på baggrund af vores legitime interesse i at besvare henvendelser og administrere vores kunderelationer, jf. artikel 6, stk. 1, litra f

Almindelige henvendelser slettes som udgangspunkt senest 12 måneder efter, at sagen er afsluttet. Henvendelser, der indgår i en booking, aftale, faktura eller tvist, kan opbevares længere.

6. Hotelbookinger og ophold

Onlinebookinger foretages gennem den eksterne bookingløsning OCTOPUS PMS. Når du foretager en booking, kan vi behandle:

• navn og kontaktoplysninger
• adresse og eventuelt land
• ankomst- og afrejsedato
• valgt værelse og antal gæster
• oplysninger om børn og deres alder, når det er nødvendigt for bookingen
• bookingnummer og bookinghistorik
• pris, betalingsstatus og faktureringsoplysninger
• særlige ønsker og meddelelser
• oplysninger om ændringer, afbestilling eller udeblivelse
• nødvendig kommunikation før, under og efter opholdet

Formålet er at administrere bookingen, levere det bestilte ophold, håndtere betaling, udsende bekræftelser og opfylde vores retlige forpligtelser.

Behandlingen sker på følgende grundlag:

• opfyldelse af aftalen med dig, jf. artikel 6, stk. 1, litra b
• opfyldelse af retlige forpligtelser, herunder bogføringsregler, jf. artikel 6, stk. 1, litra c
• vores legitime interesse i kundeservice, dokumentation og håndtering af eventuelle krav, jf. artikel 6, stk. 1, litra f

OCTOPUS PMS ApS behandler bookingoplysninger som systemleverandør efter aftale med os. Når du anvender bookingplatformens egne hjemmesider og funktioner, kan platformen desuden behandle tekniske oplysninger efter sine egne privatlivs- og cookievilkår.

Betalings- og kortoplysninger kan blive behandlet direkte af vores betalings- eller kortindløsningsleverandør. Vi opbevarer som udgangspunkt ikke de fulde kortoplysninger.

Almindelige bookingoplysninger opbevares som udgangspunkt i op til tre år efter opholdets afslutning. Oplysninger, der indgår i regnskabsmateriale, opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.

7. Restaurant, møder, selskaber og vielser

Når du bestiller eller forespørger på restaurantbesøg, møder, selskaber, bryllupper eller andre arrangementer, kan vi behandle:

• kontaktoplysninger på bestilleren
• virksomhed eller organisation
• arrangementets dato og tidspunkt
• antal deltagere
• menu- og serveringsønsker
• bordplaner, navne eller andre praktiske oplysninger
• fakturerings- og betalingsoplysninger
• korrespondance og aftalegrundlag

Behandlingen sker for at udarbejde tilbud, planlægge og gennemføre arrangementet, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Oplysninger kan desuden behandles på baggrund af vores legitime interesse i kundeservice, planlægning og dokumentation, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Oplysninger om arrangementer opbevares som udgangspunkt i op til tre år efter arrangementet. Regnskabsmateriale opbevares i fem år fra udgangen af det relevante regnskabsår.

8. Allergier, handicap og andre helbredsoplysninger

I forbindelse med et ophold, en restaurantbestilling eller et arrangement kan du vælge at oplyse om eksempelvis allergier, fødevareintolerancer, handicap eller behov for særlig assistance.

Sådanne oplysninger kan efter omstændighederne være helbredsoplysninger.

Vi behandler kun oplysningerne, når de er relevante for at levere den ønskede service og på grundlag af dit udtrykkelige samtykke, jf. artikel 9, stk. 2, litra a, eller når et andet lovligt grundlag konkret finder anvendelse.

Oplysningerne videregives kun til de medarbejdere og leverandører, som har behov for dem for at kunne imødekomme dit behov. De slettes, når de ikke længere er nødvendige i forbindelse med opholdet eller arrangementet.

Du bør ikke sende flere helbredsoplysninger, end det er nødvendigt for, at vi kan imødekomme dit behov.

9. Gavekort, takeaway og andre køb

Når du bestiller gavekort, takeaway eller andre varer og ydelser, kan vi behandle:

• navn og kontaktoplysninger
• bestillingsoplysninger
• afhentnings- eller leveringsoplysninger
• betalings- og faktureringsoplysninger
• eventuel besked til modtageren af et gavekort

Behandlingen er nødvendig for at gennemføre din bestilling, jf. artikel 6, stk. 1, litra b, og for at overholde bogføringsreglerne, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.

Regnskabsmateriale opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.

10. Nyhedsbrev og elektronisk markedsføring

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, behandler vi som udgangspunkt:

• navn, hvis du oplyser det
• e-mailadresse
• tidspunktet for tilmelding og samtykke
• dokumentation for, hvordan samtykket blev givet
• afmelding og eventuelle ændringer i dine præferencer
• oplysninger om åbning og klik, hvis denne funktion anvendes og er omfattet af dit samtykke

Formålet er at sende nyheder, tilbud og information om DET GAMLE RÅDHUS.

Behandlingen sker på baggrund af dit samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a og reglerne om elektronisk markedsføring.

Du kan til enhver tid afmelde dig via linket i nyhedsbrevet eller ved at kontakte os. Afmelding er gratis.

Når du afmelder dig, stopper vi markedsføringen. Dokumentation for samtykket og afmeldingen kan opbevares i op til to år efter, at samtykket senest blev anvendt, så vi kan dokumentere, at markedsføringen var lovlig.

11. Jobansøgninger

Du kan sende en ansøgning og dit CV til job@graastenraadhus.dk.

I forbindelse med rekruttering kan vi behandle:

• navn, adresse og kontaktoplysninger
• fødselsdato, hvis du selv oplyser den
• ansøgning, CV og billede
• uddannelse, erhvervserfaring og kvalifikationer
• referencer og oplysninger fra jobsamtaler
• andre oplysninger, som du selv sender til os

Behandlingen sker for at vurdere din ansøgning og eventuelt indgå en ansættelsesaftale, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Vi kan desuden behandle oplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at dokumentere og gennemføre et forsvarligt rekrutteringsforløb, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Du bør ikke sende CPR-nummer, helbredsoplysninger, oplysninger om strafbare forhold eller andre følsomme oplysninger, medmindre vi konkret har bedt om dem, og der foreligger et lovligt behandlingsgrundlag.

Ansøgninger fra personer, der ikke ansættes, slettes som udgangspunkt senest seks måneder efter afslutningen af rekrutteringsforløbet. Vi kan med dit særskilte samtykke opbevare ansøgningen længere med henblik på fremtidige stillinger.

Hvis du bliver ansat, overføres relevante oplysninger til din personalemappe.

12. Sociale medier og eksterne hjemmesider

Hjemmesiden indeholder links til blandt andet Facebook og andre eksterne hjemmesider.

Når du klikker på et eksternt link, forlader du vores hjemmeside. Den eksterne tjeneste kan herefter indsamle oplysninger om dig efter sine egne privatlivs- og cookiepolitikker.

Hvis vi anvender indlejret indhold, sociale medie-plugins eller markedsføringspixels, aktiveres disse kun i overensstemmelse med dine cookievalg, når samtykke er påkrævet.

Vi er ikke ansvarlige for andre virksomheders behandling af personoplysninger på deres egne hjemmesider eller platforme.

13. Modtagere af personoplysninger

Vi kan overlade eller videregive personoplysninger til:

• OCTOPUS PMS og andre booking- og hoteladministrationssystemer
• webhosting-, IT-, sikkerheds- og supportleverandører
• nyhedsbrevs- og kommunikationsleverandører
• betalings-, kortindløsnings- og faktureringsleverandører
• revisorer, bogholdere, banker og professionelle rådgivere
• restaurations-, arrangements- og serviceleverandører, når det er nødvendigt
• bookingportaler og rejsearrangører
• offentlige myndigheder, når vi er retligt forpligtede
• politi, domstole eller rådgivere, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav

Databehandlere må kun behandle oplysninger efter vores instruktion og skal beskytte oplysningerne i overensstemmelse med indgåede databehandleraftaler.

Visse samarbejdspartnere, eksempelvis betalingsudbydere, bookingportaler og sociale medier, kan være selvstændigt dataansvarlige for dele af deres behandling.

Vi sælger ikke dine personoplysninger.

14. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Nogle af vores tekniske leverandører eller deres underleverandører kan være etableret eller have adgang til oplysninger fra lande uden for EU/EØS.

Hvis personoplysninger overføres til et sådant land, sikrer vi, at overførslen sker på et gyldigt grundlag, eksempelvis:

• en afgørelse fra EU-Kommissionen om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau
• EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser
• andre lovlige overførselsgrundlag og nødvendige supplerende sikkerhedsforanstaltninger

Nærmere oplysninger om eventuelle cookie- og analyseleverandører fremgår af hjemmesidens aktuelle cookieoversigt.

15. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for det formål, de blev indsamlet til.

Ved fastsættelse af en opbevaringsperiode lægger vi blandt andet vægt på:

• forholdets og aftalens varighed
• lovpligtige opbevaringskrav
• muligheden for klager og retskrav
• behovet for dokumentation
• oplysningernes karakter og følsomhed

Oplysninger kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt på grund af en konkret tvist, myndighedssag eller et retskrav. Oplysninger, der ikke længere er nødvendige, slettes eller anonymiseres.

16. Sikkerhed

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod:

• hændelig eller ulovlig sletning
• tab eller ændring
• uautoriseret adgang
• misbrug eller offentliggørelse

Adgangen til personoplysninger begrænses til medarbejdere og leverandører, som har et arbejdsbetinget behov for oplysningerne.

Almindelig e-mail er ikke altid krypteret. Du bør derfor ikke sende CPR-numre, betalingskortoplysninger, helbredsoplysninger eller andre fortrolige oplysninger i en almindelig e-mail, medmindre det er aftalt med os.

17. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. Afhængigt af omstændighederne kan du have ret til:

• at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• at få urigtige oplysninger rettet
• at få oplysninger slettet
• at få behandlingen begrænset
• at gøre indsigelse mod behandling, der sker på baggrund af en legitim interesse
• at modtage oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format
• at få oplysninger overført til en anden dataansvarlig, når betingelserne for dataportabilitet er opfyldt
• at trække et samtykke tilbage

Du har altid ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Rettighederne kan være begrænsede, eksempelvis hvis vi er retligt forpligtede til at opbevare oplysningerne, eller hvis de er nødvendige for at fastlægge eller forsvare et retskrav.

For at beskytte dine oplysninger kan vi bede dig dokumentere din identitet, inden vi besvarer en anmodning.

18. Automatiske afgørelser

Vi anvender ikke automatiske individuelle afgørelser eller profilering, som har retsvirkning eller på anden måde påvirker dig væsentligt.

19. Klage

Du er velkommen til først at kontakte os, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

Du har også ret til at indgive en klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby

Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk

20. Ændringer

Vi kan opdatere privatlivspolitikken, hvis vores behandlinger, systemer, samarbejdspartnere eller lovgivningen ændres.

Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på graastenraadhus.dk. Datoen øverst viser, hvornår politikken senest blev opdateret.